Kaip išsirinkti rezervacijų sistemą sodybai ar mažam viešbučiui.

Pirmiausia nuspręskite, ko jums iš tikrųjų reikia.

Rinkoje maišosi trys skirtingi dalykai. Kanalų sinchronizatorius suderina kalendorius tarp Booking.com, Airbnb ir kitų platformų – ir tiek. Rezervacijų sistema prie to prideda tiesiogines rezervacijas ir svečių sąrašą. PMS apima visą viešnagę: kanalus, tiesiogines rezervacijas, žinutes svečiams, savarankišką registraciją, E. turistas, mokėjimus, sąskaitas ir ataskaitas.

Vienam būstui su keliomis rezervacijomis per mėnesį gali pakakti sinchronizatoriaus. Sodybai su keliais nameliais, savininkui su keliais butais ar svečių namams be registratūros paprastai reikia visos grandinės – kitaip vis tiek dirbsite trijose programose ir perrašinėsite tarp jų. Nuspręskite, kuriai grupei priklausote, ir tik tada lyginkite kainas: 25 € sinchronizatorius ir 49 € PMS nėra ta pati prekė.

Kanalai: kaip sistema jungiasi prie Booking.com ir Airbnb.

Yra du būdai, ir abu vadinami „sinchronizacija“. iCal nuorodos perduoda tik užimtas datas ir atsinaujina pagal platformos grafiką, o ne iš karto – tarp dviejų atnaujinimų du kanalai gali parduoti tą pačią naktį. Oficiali sąsaja (API) perduoda užimtumą, kainas, minimalią viešnagę ir visą rezervacijos informaciją, o pakeitimai keliauja iš karto.

Paklauskite tiesiai: API ar iCal? Ir paprašykite parodyti: sukurkite bandomąją rezervaciją viename kanale ir pažiūrėkite, per kiek laiko data užsidaro kitame. Antras klausimas – ar kartu su užimtumu į kanalus keliauja kainos ir apribojimai. Jei ne, kainas keisite kiekvienoje platformoje atskirai, o tai greitai virsta darbu, kurį atidėliojate.

• API jungtis, ne iCal – parodyta ekrane, ne pažadėta.
• Kainos ir minimali viešnagė keliauja į kanalus iš vienos vietos.
• Atšaukimas viename kanale iš karto atlaisvina datas kituose.

E. turistas ir sąskaitos: lietuviški reikalavimai.

Svečių duomenis į NTIS privalote pateikti per 24 valandas nuo apgyvendinimo. Užsienio sistemos apie tai dažniausiai nežino, tad pildysite rankomis. Lietuviškos rašo „integruota su E. turistas“, bet tai gali reikšti labai skirtingus dalykus. Paprašykite užregistruoti du suaugusius svečius, tyčia palikti klaidą ir parodyti, ką mato darbuotojas: aiškų pranešimą prie rezervacijos ar nieko.

Tas pats su sąskaitomis. Įmonių svečiai paprašys PVM sąskaitos faktūros, užsienio įmonės – dar ir anglų kalba. Sistema turi ją išrašyti tiesiai iš rezervacijos, su teisingu tarifu (apgyvendinimui nuo 2026 m. – 12 %) arba be PVM, jei nesate mokėtojas. Jei sąskaitą reikia rašyti kitoje programoje – tai dar viena vieta, kur perrašinėsite tuos pačius duomenis.

Tiesioginės rezervacijos ir mokėjimai.

Kiekviena tiesioginė rezervacija sutaupo maždaug 15 % platformos komisinio, todėl sistema turi turėti rezervavimo puslapį, kurį įdedate į savo svetainę ar socialinius tinklus – su kainomis, kalendoriumi, mokėjimu kortele ir automatiniu patvirtinimu. Paklauskite, ar už tiesiogines rezervacijas imamas komisinis arba mokestis už rezervaciją: „nemokamas“ puslapis kartais kainuoja procentą nuo kiekvieno užsakymo.

Ir apie mokėjimus: ar galite paprašyti avanso kortele, ar sistema pati primena apie neapmokėtą rezervaciją, kaip grąžinami pinigai atšaukus? Tai smulkmenos, kol neturite dešimties atvykimų per savaitę.

Žinutės svečiams ir savarankiška registracija.

Didžioji dalis kasdienio darbo yra ne rezervacijos, o susirašinėjimas: kada atvykti, koks Wi-Fi, kur palikti raktus, atsiųskite dokumento duomenis. Gera sistema šiuos dalykus daro pati – išsiunčia registracijos nuorodą prieš atvykimą, durų kodą sutartu laiku, atsakymus į dažniausius klausimus – el. paštu, SMS ar WhatsApp. Jums lieka tik tai, kur reikia sprendimo.

Paklauskite, kurios žinutės išsiunčiamos automatiškai, kada ir kokiu kanalu, ir ar svečias gali užsiregistruoti pats prieš atvykdamas. Jei atsakymas – „turime šablonus“, tai reiškia, kad spausite mygtuką patys.

Kaina: skaičiuokite metų sąskaitą, ne mėnesio.

Kainodara tarp sistemų skiriasi labiau nei funkcijos: už objektą, už kambarį, už rezervaciją, procentas nuo apyvartos, papildomai už kanalus, už vartotojus, už SMS su antkainiu. Mėnesio kaina svetainėje šito neparodo. Paprašykite tiekėjo paskaičiuoti metų sumą su jūsų kambarių, rezervacijų ir darbuotojų skaičiumi – ir lyginkite būtent ją.

Kad būtų aišku, su kuo lyginate: Ovilo kaina priklauso tik nuo kambarių ar vienetų skaičiaus – nuo 39 € per mėnesį iki 10 kambarių, be mokesčio už rezervaciją ir be komisinio nuo tiesioginių rezervacijų; už SMS ir WhatsApp mokate operatoriaus tarifą be antkainio.

Šaltiniai: Ovilo kainos

Perėjimas ir pagalba, kai kažkas neveikia.

Paklauskite, kas perkels esamas rezervacijas ir svečių bazę iš „Excel“ ar ankstesnės sistemos ir kas patikrins, kad datos bei sumos sutampa. Kanalus prijunkite prie naujos sistemos anksčiau, nei atjungsite nuo senos – ir darykite tai ne sezono viduryje.

Ir paskutinis, dažnai lemiamas klausimas: kas atsako, kai šeštadienio vakarą svečias stovi prie durų, o kodas neveikia? Žmogus lietuviškai per valandą ar automatinis atsakymas anglų kalba per parą? Šitas atsakymas dažnai vertas daugiau nei visas funkcijų sąrašas.

• API jungtis su Booking.com ir Airbnb, parodyta gyvai.
• Kainos ir apribojimai valdomi iš vienos vietos.
• E. turistas pateikimas su matomu klaidos atveju.
• Rezervavimo puslapis be komisinio.
• Avansas kortele ir automatiniai priminimai.
• Sąskaitos LT / EN, su PVM ir be.
• Žinutės ir registracija be rankinio spaudinėjimo.
• Metų sąskaita su jūsų skaičiais.
• Duomenų perkėlimas su patikra.
• Pagalba lietuviškai jūsų darbo valandomis.