Savarankiška svečių registracija prieš atvykimą.

Kas yra savarankiška registracija?

Savarankiška svečių registracija (angl. online check-in, self check-in) – tai kai svečias prieš atvykdamas pats užpildo registracijos duomenis per saugią nuorodą, o ne diktuoja juos registratūroje ir ne siunčia paso nuotraukos el. paštu. Duomenys iš karto susiejami su rezervacija: iš jų pateikiamas E. turistas, išrašoma sąskaita, o svečiui sutartu laiku išsiunčiamos atvykimo instrukcijos ir durų kodas.

Sodyboje ar apartamentuose, kur nėra registratūros, tai vienintelis būdas atvykimą padaryti nepriklausomą nuo jūsų telefono. Mažame viešbutyje – būdas atlaisvinti registratūrą nuo perrašinėjimo ir leisti svečiui atvykti tada, kai jam patogu.

Kodėl ne dokumento nuotrauka el. paštu.

Dažniausia praktika Lietuvoje vis dar tokia: „atsiųskite paso nuotrauką, kad galėtume užregistruoti“. Ji atrodo paprasta, bet turi tris problemas. Pirma – saugumas: dokumento kopija lieka pašto dėžutėje neribotą laiką ir ją mato visi, kas turi prieigą prie pašto. Antra – BDAR: rinkti reikia tik būtinus duomenis, o dokumento nuotraukoje jų gerokai daugiau, nei prašo E. turistas. Trečia – darbas: iš nuotraukos vis tiek reikia viską perrašyti.

Registracijos forma renka tik reikiamus laukus, saugo juos sistemoje su prieigos kontrole ir perduoda ten, kur reikia, be tarpinių kopijų. Mažiau kopijų – mažiau rizikos ir mažiau klausimų, jei kada nors kas nors paklaus, kur laikote svečių duomenis.

Šaltiniai: NTIS asmens duomenų tvarkymo taisyklės , VDAI: duomenų kiekio mažinimo principas

Kaip tai veikia Ovilo.

Kai rezervacija patvirtinta – nesvarbu, ar ji atėjo iš Booking.com, Airbnb, ar tiesiogiai – sistema jūsų nustatytu laiku išsiunčia svečiui nuorodą. Svečias telefone užpildo formą savo kalba: kiekvienam pilnamečiui keliautojui – vardą, pavardę, gimimo datą ir dokumentą išdavusią valstybę, plus atvykimo laiką ir kontaktus. Trūkstamus laukus forma parodo iš karto.

Užpildžius, duomenys atsiranda prie rezervacijos, o įjungus integraciją – pateikiami į E. turistas. Kai sąlygos įvykdytos (pavyzdžiui, mokėjimas gautas), sutartu metu svečiui išsiunčiamos atvykimo instrukcijos ir durų kodas. Jūs matote dienos santrauką: kas užsiregistravo, kam trūksta duomenų, kam kodas jau išsiųstas.

• Nuoroda išsiunčiama automatiškai jūsų pasirinktu metu prieš atvykimą.
• Forma svečio kalba, telefone, po lauką kiekvienam pilnamečiui.
• Tų pačių duomenų pateikimas į E. turistas be perrašymo.
• Durų kodas ir instrukcijos – tik įvykdžius sąlygas ir sutartu laiku.
• Priminimas, jei svečias neužpildė; būsena prie rezervacijos.

Registracija ir E. turistas – viena eiga.

E. turistas reikalauja tų pačių duomenų, kuriuos svečias ir taip turi jums pateikti. Todėl protingiausia juos surinkti vieną kartą – iš paties svečio – ir iš ten pateikti į NTIS. Ovilo tai daro automatiškai: kai forma užpildyta, pateikimas keliauja per NTIS API, o prie rezervacijos matote būseną: pateikta, trūksta duomenų arba klaida, kurią reikia pataisyti.

Taip 24 valandų terminas nustoja būti vakariniu darbu. Plačiau apie tai, kam privaloma teikti duomenis, kokie laukai reikalingi ir kokios baudos gresia – atskirame E. turistas gide.

Atvykimas be raktų perdavimo.

Savarankiška registracija prasminga tik tada, kai ir pats atvykimas veikia be jūsų. Ovilo sutartu laiku išsiunčia svečiui atvykimo instrukcijas – kaip rasti, kur statyti automobilį, koks Wi-Fi – ir durų kodą, jei naudojate kodines spynas ar raktų dėžutę. Dažniausi klausimai atsakomi automatiškai, o jūs gaunate pranešimą tik tada, kai reikia jūsų sprendimo.

Rezultatas: svečias atvyksta 23:40 po ilgos kelionės, atsidaro duris ir nesijaučia, kad kažką trukdo. Jūs sužinote apie tai iš ryto santraukoje.

• Instrukcijos ir kodas – el. paštu, SMS ar WhatsApp.
• Kodas išsiunčiamas tik įvykdžius sąlygas ir ne anksčiau nei nustatėte.
• Automatiniai atsakymai į dažniausius klausimus.

Ką pasitikrinti renkantis sistemą.

Paprašykite parodyti registracijos formą telefone – savo ir svečio akimis. Pasidomėkite, kur saugomi duomenys, kas juos mato ir kaip jie pašalinami pasibaigus viešnagei. Ir paklauskite, kas nutinka, jei svečias formos neužpildė: ar sistema primena, ar tiesiog tyli.

Patogi registracija taupo jūsų laiką ir yra aiški svečiui. Prastai parengta forma tik perkelia duomenų perrašymą į kitą ekraną ir prideda dar vieną nuorodą, kurios svečias neatidaro.