Savarankiška svečių registracija prieš atvykimą.

Kas yra savarankiška registracija?

Savarankiška svečių registracija (angl. online check-in, self check-in) – tai kai svečias prieš atvykdamas pats užpildo registracijos duomenis per saugią nuorodą, o ne diktuoja juos registratūroje ir ne siunčia paso nuotraukos el. paštu. Duomenys iš karto susiejami su rezervacija: iš jų pateikiamas E. turistas, išrašoma sąskaita, o svečiui sutartu laiku išsiunčiamos atvykimo instrukcijos ir durų kodas.

Sodyboje ar apartamentuose, kur nėra registratūros, tai vienintelis būdas atvykimą padaryti nepriklausomą nuo jūsų telefono. Viešbutyje – būdas atlaisvinti registratūrą nuo perrašinėjimo ir leisti svečiui atvykti tada, kai jam patogu.

Kodėl ne dokumento nuotrauka el. paštu.

Dažniausia praktika Lietuvoje vis dar tokia: „atsiųskite paso nuotrauką, kad galėtume užregistruoti“. Ji atrodo paprasta, bet turi tris problemas. Pirma – saugumas: dokumento kopija lieka pašto dėžutėje neribotą laiką ir ją mato visi, kas turi prieigą prie pašto. Antra – BDAR: rinkti reikia tik būtinus duomenis, o dokumento nuotraukoje jų gerokai daugiau, nei prašo E. turistas. Trečia – darbas: iš nuotraukos vis tiek reikia viską perrašyti.

Registracijos forma renka tik reikiamus laukus, saugo juos sistemoje su prieigos kontrole ir perduoda ten, kur reikia, be tarpinių kopijų. Mažiau kopijų – mažiau rizikos ir mažiau klausimų, jei kada nors kas nors paklaus, kur laikote svečių duomenis.

Šaltiniai: NTIS asmens duomenų tvarkymo taisyklės , VDAI: duomenų kiekio mažinimo principas

Kaip tai veikia Ovilo.

Kai rezervacija patvirtinta – nesvarbu, ar ji atėjo iš Booking.com, Airbnb, ar tiesiogiai – sistema jūsų nustatytu laiku išsiunčia svečiui nuorodą. Svečias telefone užpildo formą savo kalba: kiekvienam pilnamečiui keliautojui – vardą, pavardę, gimimo datą, dokumentą išdavusią valstybę, gyvenamąją vietą ir kelionės duomenis, kurių reikia E. turistas, plus atvykimo laiką ir kontaktus. Trūkstamus laukus forma parodo iš karto.

Užpildžius, duomenys atsiranda prie rezervacijos, o įjungus integraciją Ovilo iš jų sukuria E. turistas registraciją. Svečiui išsiunčiamos atvykimo instrukcijos ir durų kodas. Jūs matote dienos santrauką: kas užsiregistravo ir kam dar trūksta duomenų.

• Nuoroda išsiunčiama automatiškai jūsų pasirinktu metu prieš atvykimą.
• Forma svečio kalba, telefone, po lauką kiekvienam pilnamečiui.
• Tų pačių duomenų pateikimas į E. turistas be perrašymo.
• Atvykimo instrukcijos ir durų kodas užbaigus registraciją.
• Registracijos būsena matoma prie rezervacijos.

Registracija ir E. turistas – viena eiga.

E. turistas reikalauja tų pačių duomenų, kuriuos svečias ir taip turi jums pateikti. Todėl protingiausia juos surinkti vieną kartą – iš paties svečio – ir iš ten pateikti į NTIS. Ovilo tai daro pati: iš užpildytos formos sukuriama registracija, kuri per NTIS API pateikiama kasdien 06:00 ir 18:00. Prie rezervacijos matote, ar ji laukia pateikimo, pateikta, ar nepavyko.

Taip 24 valandų terminas nustoja būti vakariniu darbu. Atvykus vis tiek turite įsitikinti, kad svečio asmens dokumentas atitinka pateiktus duomenis. Plačiau apie tai, kam privaloma teikti duomenis, kokie laukai reikalingi ir kokios baudos gresia – atskirame E. turistas gide.

Atvykimas be raktų perdavimo.

Savarankiška registracija prasminga tik tada, kai ir pats atvykimas veikia be jūsų. Ovilo sutartu laiku išsiunčia svečiui atvykimo instrukcijas – kaip rasti, kur statyti automobilį, koks Wi-Fi – ir durų kodą, jei naudojate kodines spynas ar raktų dėžutę. Į dažniausius klausimus Ovilo AI paruošia atsakymą pagal jūsų taisykles ir rezervaciją, o jūs jį patvirtinate arba leidžiate išsiųsti.

Rezultatas: svečias atvyksta 23:40 po ilgos kelionės, atsidaro duris ir nesijaučia, kad kažką trukdo. Jūs sužinote apie tai iš ryto santraukoje.

• Atvykimo instrukcijos ir durų kodas siunčiami be jūsų.
• Atvykus registraciją galima užbaigti kioske.
• Ovilo AI paruošia atsakymus, jūs patvirtinate.

Ką pasitikrinti renkantis sistemą.

Paprašykite parodyti registracijos formą telefone – savo ir svečio akimis. Pasidomėkite, kur saugomi duomenys, kas juos mato ir kaip jie pašalinami pasibaigus viešnagei. Ir paklauskite, kas nutinka, jei svečias formos neužpildė: ar sistema primena, ar tiesiog tyli.

Patogi registracija taupo jūsų laiką ir yra aiški svečiui. Prastai parengta forma tik perkelia duomenų perrašymą į kitą ekraną ir prideda dar vieną nuorodą, kurios svečias neatidaro.